ऑफिस में अक्सर असली काम से ज्यादा समय ईमेल देखने, मीटिंग की तैयारी करने, स्प्रेडशीट ठीक करने और अधूरे टास्क खोजने में निकल जाता है। ऐसे में ChatGPT Work इन छोटे लेकिन समय लेने वाले कामों को आसान बना सकता है। यह AI टूल आपके चुने हुए ऐप्स और फाइलों से जानकारी लेकर उसे उपयोगी आउटपुट में बदल देता है, जैसे प्रेजेंटेशन का ड्राफ्ट, साफ की गई स्प्रेडशीट या मीटिंग ब्रीफ।
ChatGPT के ये 5 प्रॉम्प्ट बढ़ाएंगे आपकी प्रोडक्टिविटी/Photo-AI
रिपोर्ट के मुताबिक, ChatGPT Work और Codex का इस्तेमाल अब 1 करोड़ (10 मिलियन) से अधिक सक्रिय यूजर्स कर रहे हैं। अगर आप भी अपनी प्रोडक्टिविटी बढ़ाना चाहते हैं, तो ये 5 ChatGPT प्रॉम्प्ट आपके काफी काम आ सकते हैं।
1. दिन की शुरुआत बेहतर प्लानिंग से करें
अगर सुबह सबसे पहले ईमेल, कैलेंडर और मैसेज चेक करने में काफी समय चला जाता है, तो यह प्रॉम्प्ट मददगार हो सकता है।
प्रॉम्प्ट: "पिछले 24 घंटे के मेरे ईमेल, कैलेंडर, अनरीड वर्कप्लेस मैसेज और ओपन टास्क की समीक्षा करें। बताएं कि किन कामों पर तुरंत ध्यान देने की जरूरत है, कौन से जवाब या फैसले लंबित हैं और कौन-सी चीजें छूट सकती हैं। इसके बाद मेरी मौजूदा मीटिंग्स के हिसाब से आज का एक व्यावहारिक प्लान तैयार करें। हर महत्वपूर्ण जानकारी का स्रोत भी बताएं। मेरी अनुमति के बिना कोई बदलाव या कार्रवाई न करें।"
इससे आपको अलग-अलग ऐप खोलने की बजाय एक ही जगह पूरे दिन का स्पष्ट ब्रीफ मिल जाएगा।
2. मिनटों में तैयार करें वीकली अपडेट
हर सप्ताह प्रोजेक्ट अपडेट तैयार करना काफी समय लेने वाला काम होता है। यह प्रॉम्प्ट उसे आसान बना सकता है।
प्रॉम्प्ट: "इस सप्ताह के प्रोजेक्ट ईमेल, मैसेज, मीटिंग नोट्स, साझा दस्तावेज़ और टास्क ट्रैकर की समीक्षा करें। इन्हें एक संक्षिप्त वीकली अपडेट में बदलें, जिसमें पूरे हुए काम, जारी कार्य, महत्वपूर्ण फैसले, मौजूदा चुनौतियां और अगले सप्ताह की प्राथमिकताएं शामिल हों। हर जानकारी का स्रोत बताएं और किसी भी विरोधाभासी जानकारी को अलग से चिह्नित करें।"
3. गड़बड़ स्प्रेडशीट को करें व्यवस्थित
अगर आपकी Excel या Google Sheets में डुप्लीकेट डेटा, गलत फॉर्मेटिंग या टूटी हुई फॉर्मूला हैं, तो यह प्रॉम्प्ट उपयोगी रहेगा।प्रॉम्प्ट: "इस स्प्रेडशीट की समीक्षा करें। डुप्लीकेट एंट्री, अधूरी जानकारी, असंगत फॉर्मेटिंग, टूटी हुई फॉर्मूला और असामान्य डेटा पॉइंट्स की पहचान करें। मूल फाइल में बदलाव किए बिना एक साफ संस्करण तैयार करें। किए गए सुधारों की जानकारी दें, प्रमुख ट्रेंड बताएं, उपयुक्त चार्ट के साथ एक छोटा सारांश तैयार करें और जिन चीजों की मैनुअल जांच जरूरी है उन्हें अलग से चिह्नित करें।"
4. छुट्टी के बाद तुरंत पकड़ें काम की रफ्तार
अगर आप कुछ दिनों की छुट्टी के बाद ऑफिस लौटे हैं, तो सैकड़ों ईमेल पढ़ने की जरूरत नहीं पड़ेगी।
प्रॉम्प्ट: "[तारीख] से [तारीख] तक के मेरे संबंधित ईमेल, मैसेज, मीटिंग और साझा फाइलों की समीक्षा करें। संक्षेप में बताएं कि क्या हुआ, कौन-से फैसले लिए गए, क्या बदला, किन चीजों पर अब मेरी प्रतिक्रिया जरूरी है और मुझे सबसे पहले किस काम को प्राथमिकता देनी चाहिए। संबंधित अपडेट को समूह में रखें, हर जानकारी का स्रोत बताएं और मेरी अनुमति के बिना कोई कार्रवाई न करें।"
5. महत्वपूर्ण मीटिंग की तैयारी करें आसान
किसी अहम मीटिंग से पहले पूरी तैयारी करना चाहते हैं तो यह प्रॉम्प्ट काफी मदद करेगा।प्रॉम्प्ट: "मीटिंग एजेंडा, पिछली मीटिंग के नोट्स, संबंधित ईमेल, साझा दस्तावेज़ और उपलब्ध प्रदर्शन डेटा की समीक्षा करें। एक विस्तृत ब्रीफ तैयार करें जिसमें पृष्ठभूमि, हालिया बदलाव, लंबित सवाल, संभावित चर्चा के मुद्दे और वे फैसले शामिल हों जो मुझे लेने पड़ सकते हैं। साथ ही पांच ऐसे सवाल भी सुझाएं जो मुझे मीटिंग में पूछने चाहिए। हर महत्वपूर्ण जानकारी का स्रोत भी शामिल करें।"
ChatGPT Work इस्तेमाल करते समय रखें इन बातों का ध्यान
बेहतर अनुभव के लिए उन ऐप्स और फाइलों को ChatGPT Work से कनेक्ट करें, जिनका इस्तेमाल आप नियमित रूप से करते हैं। साथ ही यह भी तय करें कि AI किन जानकारियों तक पहुंच सकता है और कौन-से कार्य आपकी मंजूरी के बाद ही पूरे किए जाएं।
AI को बनाएं अपना डिजिटल असिस्टेंट
ChatGPT Work का सबसे बड़ा फायदा यह है कि यह केवल सवालों के जवाब देने वाला चैटबॉट नहीं है, बल्कि आपके रोजमर्रा के दोहराए जाने वाले कामों को संभालने वाला डिजिटल असिस्टेंट बन सकता है। यदि आप किसी ऐसे टास्क से शुरुआत करते हैं जो हर सप्ताह आपका काफी समय लेता है, तो AI आपकी प्रोडक्टिविटी बढ़ाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकता है।
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